Những thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng

Những thủ tục pháp lý khi thuê văn phòng

Việc tìm thuê văn phòng không chỉ dừng lại ở việc tìm ra một địa chỉ văn phòng phù hợp mà điều quan trọng hơn đối với những khách hàng thuê văn phòng đó là cần có một Hợp đồng thuê văn phòng với những điều khoản đảm bảo hài hoà lợi ích giữa doanh nghiệp và đơn vị quản lý toà nhà và đặc biệt là đảm bảo được các thủ tục pháp lý theo yêu cầu của nhà nước

1. Hợp đồng thuê văn phòng

Hợp đồng thuê văn phòng là một văn bản ghi các quy định và ràng buộc bởi giữa bên đi thuê văn phòng và đơn vị cho thuê văn phòng. Cũng như bất kỳ hợp đồng nào khác, hợp đồng thuê văn phòng nên được một luật sư kiểm tra lại toàn bộ. Hầu hết các luật sư đều có thể rà soát một hợp đồng thuê trong vòng chưa đầy một giờ. Vì thế, phí dịch vụ phải trả luật sư để làm việc này không phải là một khoản chi lớn, nhưng đó lại là một cách đảm bảo an toàn và tránh cho các vấn đề có thể xảy ra trong tương lai.

2. Cách tính giá thuê và diện tích thuê văn phòng

Nhiều hợp đồng thuê đưa ra giá thuê nền chung tính theo mỗi mét vuông. Mức giá này có thể gây nhầm lẫn. Đôi khi nó bao gồm cả những khoảng trống không sử dụng được, chẳng hạn như hành lang và thang máy. Nó làm cho ta khó so sánh giữa hai hợp đồng với nhau. Trong trường hợp đó, bạn hãy nhìn vào tổng số tiền phải trả. Đôi khi một không gian nhỏ hơn một chút với giá tính trên mét vuông cao hơn một chút lại có thể hiệu quả hơn cho doanh nghiệp của bạn, vì không gian đó được bố trí hợp lý hơn và có giá trị sử dụng cao hơn”.

3. Thời hạn thuê văn phòng

Những chủ doanh nghiệp mới đôi khi chưa muốn thuê lâu dài tại một địa điểm, hoặc chỉ thuê trong thời gian ngắn. Bằng cách đó, họ phòng ngừa nếu như doanh nghiệp không thành công, thì họ sẽ không bị buộc phải trả số tiền lớn cho một không gian không còn sử dụng nữa.
Nhưng có thể bạn sẽ khó mà thuê trong thời hạn ngắn, nếu bạn đang ở trong một thị trường bất động sản căng thẳng. Khi mặt bằng cho thuê trở nên khan hiếm, nhiều toà nhà văn phòng không đáp ứng nhu cầu khách thuê với thời hạn ngắn hơn một năm.

4. Tu sửa mặt bằng thuê

Bạn có thể muốn tiết kiệm tiền bằng cách tự tu sửa, nhưng hầu hết các hợp đồng thuê đều đòi hỏi bạn phải được phép của toà nhà hoặc công ty chủ quản. Nên trình kế hoạch tu sửa của bạn trước khi ký hợp đồng thuê.

5. Những nội dung nên có và không nên có trong hợp đồng

Nhiều chủ doanh nghiệp thường tập trung vào số tiền thuê và không chú ý đến việc họ được hưởng những gì với số tiền bỏ ra. Một số toà nhà đồng ý trả tiền điện và một phần tiền bảo dưỡng khu vực dùng chung. Có một hợp đồng thuê toàn bộ, bao gồm tất cả các chi phí, nhưng một số chủ nhà hay công ty quản lý toà nhà chỉ ký hợp đồng cho thuê, trong đó họ chỉ tự trả tiền thuế tài sản, bảo hiểm và bảo dưỡng. Trong những trường hợp này, tiền thuê sẽ thấp hơn.
Các chủ doanh nghiệp nên cẩn trọng cả với các điều khoản không liên quan đến tiền nong. Chẳng hạn chủ nhà có yêu cầu phải tắt đèn, quạt, điều hòa nhiệt độ sau giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ cuối tuần không? Điều khoản này sẽ gây khó cho bạn nếu bạn định làm việc ngoài giờ.
Bên cạnh đó mức phí (nếu có) khi làm thêm, làm ngoài giờ cũng nên được đưa vào hợp đồng.

6. Cho thuê lại và các quyền sử dụng được cho phép

Nếu bạn quyết định chuyển đi hoặc chỉ sử dụng một phần không gian thuê được, bạn có thể muốn cho thuê lại, hoặc cho doanh nghiệp khác thuê một phần không gian mình đang thuê. Nhưng điều này lại đòi hỏi phải có sự cho phép của chủ nhà của bạn.
Hầu hết các hợp đồng cho thuê đều quy định rõ loại công việc bạn được phép làm. Các chủ nhà thường muốn “các quyền sử dụng hợp pháp được cho phép” càng ít càng tốt. Vì thế, trong hầu hết các trường hợp, bạn nên làm thế nào để các quy định được rộng rãi hơn, đề phòng sau này bạn định phát triển công việc kinh doanh của mình.

7. Các chi phí đề phòng lạm phát

Hãy cẩn thận với các tính toán không chính xác về chi phí điều hành. Việc các chủ nhà đất tính cao hơn chi phí thực 10 đến 15% không phải chuyện hiếm.